去第一次見面的客戶公司作簡報,一開始,當然要做個自我介紹,但為什麼是十五秒?因為這是人可以集中精神傾聽的最長限度……
2010年5月 Web Only
去第一次見面的客戶公司作簡報,一開始,當然要做個自我介紹,但為什麼是十五秒?因 為這是人可以集中精神傾聽的最長限度,雖然只有十五秒,也要有步驟、方法。日本企業研修界、有「研修女王」之稱的大串亞由美在《交涉力》一書中指出,自我 介紹應從一見面的寒暄、報姓名,接著說出自己的賣點、目標,最後做出結語。
打招呼不 需要標新立異,但是切忌滔滔不絕地說下去,要懂得「停一下,看看對方的反應。」
緊接 著提出自己的「賣點」,因應對象及場合鎖定一個即可,大串特別提醒,只有十五秒,不要多說藉口或謙虛的話,這也是積極式交涉的態度。
表明自身具備的優勢之後,還要讓「賣點」與交涉的「目標」產生聯結,那麼你的話就會「自然地滑入他的耳中」。
結語是下一次溝通的開場白,所以非常重要。不少人在自我介紹末了草草收尾,但是對話此時才正要開始,應該要說出「跟對方打成 一片、積極性的結語」,更重要是預埋伏筆,暗示對方採取接下來的行動。
此外,自我介 紹還要注意優先順序、不要講藉口及謹守時間的原則。決定優先順序、鎖定重點,是讓人傾聽的祕訣,而自我介紹就是自我推銷,所以不要故做謙虛,這裡大串說得 很妙,「在工作上的謙虛,反而對他人失禮。」十五秒的時間也要謹守,大串建議在正式上台前,務必先預演一下。不妨手拿碼錶、實際發出聲音說說看,體會十五 秒的長短,先預演就不會緊張過頭。
但適度的緊張也是必須的。大串認為,緊張是「經常以對方的觀點,一面思考要傳遞對方什麼、一面溝通的真摯態 度。」只要事前好好準備,累積出場經驗,就可以克服不在行的心理。
最後大串以自身為 範例做十五秒自我介紹,並依對象不同分為A、B兩個版本,藉著她明快自信又幽默的介紹,讀者不僅學習得更深入,大串也在讀者心裡塑造自己鮮明的印象。
九十秒「前置菜單」
光是十五秒自我介紹還不能「讓對方動」,如果有九十秒可以運用,就可以把話說到對方的心坎去,讓對方覺得你的故事中「有 他」,把對方「捲進來」。
九十秒,其實很短,但足夠傳遞相當多的訊息,只要說得簡 潔、精確、積極,也就是以六個步驟進行:寒暄→報姓名→暖場話→預告→進入正題(賣點及目標)→結語。
大串整理了九十秒演說的「前置菜單」,配合不同的對象和狀況,為六個步驟選出適當的選項,即可想出一個具原創性又有效率的演 說。
譬如一開始寒暄時可根據對方是初次見面、好久不見或常見面,適當地打招呼;報姓名時,也視欲留給對方的印象 是關於名字、職位或優勢,而有不同的說法;暖場話可以誇讚對方、慰問、感謝,或甚至說個笑話;預告時,則要點出對話的目的、所需時間、程序及自己的期待; 進入正題時,先說明事實狀況,接著提出「賣點」加上證據,「目標」則要加上理由;最後,結語仍要積極地連結到接下來的行動。
九十秒演說同時適當搭配七大原則,亦即不說藉口或謙詞、準備有原創性的暖場話、不要談「最近的景況」(大環境的事,主管比你 更瞭解)、表現自我而不誇耀、用「對方的行動式」來談目標、不要用「我會努力」結束、不要填滿「三秒鐘」(有間歇時間)等。
大串並提到自己第一次對美國人演說時,先說了藉口,「因為我不是以美語為母語的人,所以將在大家面前現醜三十分鐘差勁的英 文,很抱歉啊!」其後才進入正題,而她自剖如此說只是期望別人說,「不會啊,出乎意外地,你的英文不錯!」並承認此舉完全沒有意義。
交涉開始的九十秒過去,你己抓住對方的心,接下來要如何取得成交、邁向雙贏?大串有四個步驟。
第一步從「可以握手的地方」起步。急著說一堆推銷話術,可能造成反效果,貨品反而賣不出去。
在這裡,大串舉了令人拍 案叫絕的案例。當推銷員說,「敝公司投入營業額的五%、花費兩年的時間研究開發而成……。」客戶卻想,「投下那麼多成本開發,可能讓這個新產品的價格貴一 點……」、「花了兩年的時間,說不定規格已經過時了?」或者推銷員說,「在業界首創將○△材料成功地商品化,這是敝公司相當有自信的產品。希望讓你知道, 所以才搶先為你介紹!」客戶卻質疑,「說是業界首創,跟我又沒關係,老實說,○△材料又是什麼東西?」、「搶先介紹給我?莫非是還沒賣出去?」
所以大串強調,無論如何,提議要符合雙贏的目標,徹頭徹尾以「對方利益」來思考。
如果不想讓對方在交涉一開始即採取反對態度,應該先從有共識的話開始講,以「我」開頭,根據事實簡潔、易懂、肯定地說,切忌 嘮嘮叨叨、含糊籠統。
第二步是找出彼此雙贏的地方。雙方取得同樣的結果,並不一定就 是雙贏,瞭解對方主張「是什麼」和「為什麼」,正確理解對方追求的勝利,一定能找到雙方均合意的地方。
所以試著從對方的字典有效地找出「關鍵字」,有技巧地借用,對方自然聽你說話;同時遵守「施與受」的原則,能給別人的,就確實 地給他全部,而且動作快一點,不固執「拿」眼前這一分,勝利最後會回來你身邊,這是大串的爽快哲學。
第三步則是務必好好地傾聽,有技巧地詢問。要瞭解對方,就要傾聽對方的心情和話語背後真正的意思,並且有技巧地「詢問」,正確 使用封閉式、二選一及開放式問題,引導對方談得更深、更多,就能獲得如何讓對方爽快答應的啟示。
最後第四步是做出使對方印象深刻的結語。爭取能連結到下一次交涉、最低限度的認同,「被拒絕的時候,更應該爽快」是大串的座右 銘,如果成交,務必傳達「感謝之意」。
拒絕時用三明治說話法
積極式交涉不僅幫助你避開拒絕,也教你如何拒絕別人,對此大串提出「三明治說話法」,依次表明贊成的部份、反對意見,最後以 建設性、具體的改善意見做出結論。反之,自己應該注意沒有說出口的拒絕,避免對方在關鍵時刻撤走承諾。
拒絕,並不全然負面,也可以很積極地表示。可提示對方條件性可行的範圍,或是提示替代方案、明白表示下一個機會,或是介紹其他 的資源,同時表明隨便答應造成的壞處,考慮對方的立場,拒絕容易說出口,也容易被接受。
綜觀全書,大串不僅用詞淺白易懂,而且每個技巧皆列舉諸多例句,明白標示「○」、「×」,該說什麼、不該說什麼,讀者一目瞭 然,生動的表達方式猶如親臨大串的上課現場,高度的實用性與她強調的「明天就派上用場!」互相呼應。
書中的所有技巧,就算只做一個,也能實際感受到變化,正確地體驗出場經驗,正是成為積極式溝通達人的捷徑!
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